De scheiding tussen intern IT-beheer en extern IT-beheer

Het belang van goed functionerende ‘IT’ voor het uitvoeren van eenvoudige, dagelijkse werkzaamheden is voor allerlei typen organisaties groot. Dit besef is inmiddels ook tot veel organisaties doorgedrongen. Immers: waar zou jouw organisatie zijn als morgen de laptops van alle medewerkers niet meer opstarten?
Om te voorzien in deze behoefte en de kwaliteit van de IT-omgeving te waarborgen is IT-beheer noodzakelijk. Binnen IT-beheer is een trend gaande. Steeds meer organisaties brengen een duidelijke scheiding aan tussen intern IT-beheer en extern IT-beheer. Maar waarom wordt deze scheiding gemaakt? En welke voordelen levert deze scheiding organisaties op?

Wat is intern IT-beheer

De kantoorautomatisering bestaat uit verschillende applicaties zoals bijvoorbeeld een CRM systeem en een systeem voor de financiële administratie. In feite zijn dit de hulp middelen die werkstromen en werkprocessen binnen organisatie beheren of optimaliseren. Veranderingen binnen deze systemen zijn van directe invloed op (het resultaat van) een organisatie. In veel gevallen (met name voor de organisaties met meer dan 25 werkplekken) is er intern een verantwoordelijke IT-afdeling of systeembeheerder om wijzigingen in deze systemen aan te brengen en rapportages te maken.

De verantwoordelijkheid voor het beheer van alle systemen is groot en vereist een stevige tijdsinspanning. Binnen vrijwel elke organisatie zijn er echter meer IT-gerelateerde zaken die beheer vereisen. Het gaat dan om kleinere maar voor een organisatie nog altijd kritische zaken als: up-to-date laptops, het beheer van de beveiligingssoftware en Windows updates. Als ook deze zaken op het bordje van het interne IT-beheer komt, wordt dit door de betrokkenen vaak als een grote ballast ervaren. En terecht. De focus van de interne ICT moet tenslotte liggen op applicatie en data beheer.

De rol van een externe IT-beheerder

Een externe IT-beheerder kan fungeren als ideale aanvulling op een bestaande IT-afdeling (of team). Het specialisme van een externe IT-beheerder is namelijk het zorgdragen voor de kleine, operationele zaken die, in het geval dit niet goed is geregeld, het werk van medewerkers wel doen stagneren of bemoeilijken. Hierbij kun je denken aan het zorgen voor de juiste hardware, een helpdesk functie (hulp bij inloggen of niet opstarten van tools als Microsoft Word) en Cyber Security. Als dit vlekkeloos verloopt, wordt de interne IT-afdeling ontlast en kan deze afdeling zich op ‘functionele’ zaken focussen.
Daarnaast kan een externe IT-beheerder eventueel ook fungeren als flexibele schil op het moment dat er kennis of mankracht te kort is binnen de interne IT-afdeling.

Microsoft 365: een nieuw element van IT-beheer

De komst van Microsoft 365 biedt organisaties nieuwe functionaliteiten en mogelijkheden. Echter, vereist dit ook beheer. De oplossingen en producten die binnen Microsoft 365 aanwezig zijn moeten worden ingericht, geoptimaliseerd en uitgebreid. Mits goed gebruikt kunnen componenten als Teams en Sharepoint maar ook producten als PowerApps, Power BI en Power Automate voor integratie zorgen tussen bedrijfssoftware.

Op dit moment bevindt het beheer van Microsoft 365 zich nog in een grijs gebied. Valt dit nou onder het software en databeheer (intern IT-beheer)? Of hoort dit bij kantoorautomatisering (extern IT-beheer)? In onze visie moet het beheer van Microsoft 365 onder de verantwoordelijkheid van een externe IT-beheerder vallen. Het benutten van de volledige potentie van Microsoft 365 vereist specialistische kennis en aanpak. Een interne IT-afdeling is veel meer allround georiënteerd óf juist gespecialiseerd in een bepaald onderdeel, bijvoorbeeld het ERP-systeem. Externe IT-beheerders (zoals Outcome) zijn vanuit ervaringen en praktijk cases beter in staat om te adviseren over de inrichting en maximaal profijt van Microsoft 365.

Oplossing

Een goed functionerende (digitale) werkplek is van vitaal belang voor het functioneren van een organisatie. Daarom wil je hier specialisten voor verantwoordelijk maken die 24/7 monitoren en bereikbaar zijn. Het alternatief is om je eigen IT-afdeling hier, geregeld tegen hun zin in, “half” mee bezig te laten zijn.
Bijkomend voordeel is dat externe IT-beheerders tegenwoordig beter in staat zijn om ‘beheer op afstand’ uit te voeren. Hierdoor zijn de kosten van extern werkplekbeheer gedaald. Daarnaast is Outcome volledige transparant en zul je nooit voor onverwachte kosten komen te staan.

De grote vraag is dan ook: wil je als organisatie intern tijd en middelen vrij maken terwijl je dit extern relatief goedkoop (door beheer op afstand) en specialistisch (bedrijven die hier de volledige focus op hebben) in kunt kopen. Het antwoord laat zich raden.

Als strategisch IT-partner is Outcome in staat om jouw medewerkers op IT-gebied een vlekkeloze werkdag te bieden. Daarnaast zorgen we voor beveiliging en helpen we graag om de volledige potentie van Microsoft 365 te benutten.

Meer weten over Outcome en onze mogelijkheden? Wij gaan graag met je in gesprek.