Haal IT weg bij Finance

Wat is dat voor een rare uitspraak? Waar komt dit voorstel vandaan?

Dat zit zo.

Dagelijks voeren wij gesprekken met organisaties en bedrijven over hun IT. We doen dat al jaren en nog altijd valt het ons op: de IT-portefeuille valt vaak onder de financiële afdeling of de financieel verantwoordelijke in een bedrijf. Natuurlijk hebben veel bedrijven wel een systeembeheerder, netwerkbeheerder, IT-manager, applicatiebeheerder, of onder welke naam deze verantwoordelijke ook functioneert. Maar in negen van de tien gevallen werkt hij of zij onder de verantwoordelijkheid van Finance.

Voor zover ik weet bestaat er geen officieel onderzoek op dit gebied. Zelf denk ik dat het ermee te maken heeft dat in de beginjaren van de bedrijfssoftware, een zeker softwarebedrijf uit Delft via accountantskantoren hun boekhoudsoftware verkocht. De accountant was, zeker toen, dé adviseur van het bedrijfsleven. Dus, redeneerden de kopers, als de accountant het adviseert móet het wel goed zijn.

Bovendien was Finance een van de weinige afdelingen die relatief eenvoudig en snel voordeel haalden uit het automatiseren van het papieren kasboek. Debet en credit bestaan al sinds 1494 en financiële medewerkers zit het administreren in het bloed. "Vastomlijnd" en "invoeren" zijn twee belangrijke criteria binnen bedrijfssoftware.

Ook wordt de oorzaak wel gezocht in het feit dat het bedrag dat een bedrijf aan IT uitgeeft lastig financieel kwantificeerbaar is. Zien we dat bedrag als een investering of eerder als een kostenpost? Meestal het laatste, is onze ervaring. Begroting en realisatie blijken dan vaker niet dan wel in balans. En de enigen die dat kunnen staven, controleren of in de gaten houden zijn de financieel verantwoordelijken.

Wie doet wat bij Finance?

Ook een bijzonder fenomeen is dat bij elke IT-beslissing de Finance-verantwoordelijke de meeste wensen en eisen heeft. Dat is best bijzonder als je bedenkt dat hun afdeling de meeste vastomlijnde processen heeft en er relatief weinig bedrijfsresultaat valt te behalen door het verder automatiseren daarvan. Slimme IT-oplossingen dienen naar mijn mening ingezet te worden om handels- en productieprocessen beter en sneller te stroomlijnen, of om inkoop en verkoop te verbeteren. Plat gezegd: 90 procent van alle invoer- en dataverwering vindt plaats vóór de boeking en dat werk wordt niet gedaan door de financiële administratie.

 “Slimme IT-oplossing dienen ingezet te worden om handels- en productieprocessen beter en sneller te stroomlijnen, of om inkoop en verkoop te verbeteren"“

Dit is geen diskwalificatie van de financiële afdeling, medewerkers en verantwoordelijken. Integendeel, meestal zijn de financiële mensen in een bedrijf juist degenen die enig verstand van IT hebben. Ik wil alleen benadrukken dat IT in de hele organisatie zo’n essentiële rol speelt, zo alomtegenwoordig is, dat deze functie direct dient te vallen onder het hoogste echelon. Onder de CEO dus, de DGA of Algemeen Directeur. Waarom? Omdat de impact van IT op niet alleen de kosten maar ook het hele bedrijfsresultaat zo significant is, dat die meegenomen dient te worden in elke belangrijke bedrijfsbeslissing.

Er is geen enkel operationeel-, financieel- of informatieproces dat niet door IT wordt ondersteund. En dan hebben we het nog niet gehad over wat er gebeurt als IT een keer "niet werkt" of "niet beschikbaar" is bijvoorbeeld doordat er cyber criminelen aan het werk zijn geweest. Zoiets heeft niet alleen direct negatieve financiële gevolgen doordat, bijvoorbeeld, de productie stil ligt, maar het kan ook ernstige imagoschade tot gevolg hebben, als - ik noem maar een voorbeeld - je klantgegevens op straat komen te liggen.

Om terug te komen op mijn voorstel aan het begin van deze blog: IT is bepaald niet alléén een financiële aangelegenheid. Het is een bedrijfsbrede functie en essentieel voor de gehele operatie. Om die reden dient IT direct onder c-level beslissers te ressorteren.

Hierover van gedachten wisselen of meer weten over hoe wij kijken naar de digitale transformatie? We gaan graag in gesprek met je.