Anna + Nina

Twee creatieve geesten en een enorme passie voor sieraden, kleding, interieur en fashion stonden bijna 10 jaar geleden aan de basis van de oprichting van het bedrijf Anna + Nina. In de afgelopen jaren is Anna + Nina uitgegroeid tot een internationaal opererend bedrijf met een webshop en fysieke winkels in Amsterdam (twee) en Antwerpen. De primaire focus ligt hierbij op het ontwikkelen en verkopen van sieraden maar ook interieur en kleding maken een belangrijk onderdeel uit van de propositie. Om de organisatie verder te professionaliseren en door te ontwikkelen is Anna + Nina in 2021 op zoek gegaan naar een strategische IT-partner. Het uitgangspunt hierbij was dat Anna + Nina op IT gebied volledig wordt ontzorgt en zich kan focussen op de kernactiviteiten van haar bedrijf.
 

De uitdaging

Fenna Krist, Supply Chain en Operations Manager bij Anna + Nina: “halverwege de zomer van 2021 zijn wij intern in gesprek gegaan over een externe IT-partner. Dit kwam met name voort uit het feit dat wij een betere basis en meer structuur nodig hadden in onze IT-processen. De huidige structuur stond verdere ontwikkeling van de organisatie namelijk in de weg. We zijn een groeiende organisatie waarbij goede Wi-Fi, veiligheid en werkende IT en laptops vanzelfsprekendheden moeten zijn zodat de organisatie zich kan richten op haar bedrijfsuitdagingen. Daarnaast waren wij op zoek naar een partner die ons kon helpen bij het overstappen van Google Suite naar Microsoft 365.
Outcome was één van de partijen waar Anna + Nina mee in gesprek is geraakt. De klik met Outcome was vanaf het begin goed. Dit had een aantal oorzaken. Zo is er binnen Outcome veel ervaring met ERP software. Dit was belangrijk omdat Anna + Nina hier in de toekomst in wil ontwikkelen en over geadviseerd wil worden. Daarnaast is Outcome niet zomaar een IT-leverancier maar een IT-partner. Er wordt verder gekeken dan sec het leveren van bepaalde ICT-oplossingen. Outcome biedt begeleiding en denkt mee in werkprocessen en informatie- en datastromen zodat hier strategische IT-adviezen over gegeven kunnen worden. De keuze voor Outcome was daarom snel gemaakt en in het najaar van 2021 is de samenwerking gestart.”

Jeffrey Baay, Directeur bij Outcome: “Op basis van de gesprekken met Anna + Nina zagen wij een hoop kansen om de organisatie te helpen met het verder optimaliseren en standaardiseren van de organisatie. Met name in het beter documenteren van informatie, stroomlijnen van processen en effectiever samenwerken lagen mogelijkheden. Om een nog beter inzicht te krijgen en dit verder te concretiseren hebben wij een Site Scan uitgevoerd. Voor het uitvoeren van de Site Scan zijn twee engineers een dag bij Anna + Nina op locatie geweest om onderzoek te doen. Het resultaat van de Site Scan biedt een duidelijk overzicht van de IT-omgeving aangevuld met conclusies, aanbevelingen en eventueel een roadmap met vervolgstappen. Het voorstel dat voortvloeide uit de Site Scan, vormde uiteindelijk de basis voor de samenwerking tussen Anna + Nina en Outcome.
 

Samenwerking

Jeffrey: “na de start van de samenwerking neemt een projectmanager het contact met de klant over. Die zorgt ervoor dat hetgeen wat is afgesproken ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. In het geval van Anna + Nina zijn we begonnen met het op orde brengen van de hardware en het netwerk. We hebben gefaseerd (verouderde) laptops vervangen, Wi-Fi verbeterd, firewall en switch geplaatst. Dit met het doel om de veiligheid en snelheid te verbeteren.
Vervolgens hebben we Microsoft 365 geïmplementeerd en uitgerold. Onderdeel hiervan waren bijvoorbeeld Outlook en het opzetten van een Sharepoint omgeving. Hiermee wordt voorzien in de behoefte om de transitie te maken naar een beter gestructureerde en veiligere omgeving met uniformiteit en standaardisatie als resultaat. Per afdeling hebben we training en begeleiding gegeven over het in gebruik nemen van Microsoft 365. Tijdens de training lag tevens de nadruk op ‘awareness’ ten aanzien van IT-beveiliging (Cyber Security).  
Tot slot ondersteunen we Anna + Nina met 24/7 monitoring, beheer en support. Hiermee bieden we begeleiding op elk voor Anna + Nina gewenst moment.”

Fenna: “juist de begeleiding en constante monitoring en support was voor ons van groot belang. Binnen onze organisatie heeft men weinig affiniteit met IT. Relatief simpele vragen moeten daarom snel en adequaat opgelost worden. De korte communicatie lijnen en snelle reacties van Outcome zijn dan ook ideaal voor ons. Zo kunnen onze medewerkers zich focussen op de kern van ons bedrijf en hun eigen werkzaamheden.
De migratie naar Microsoft 365 verliep voor ons erg soepel. Wij hebben hier als organisatie eigenlijk niets van gemerkt. Het in gebruik nemen van Microsoft 365 was uiteraard wel even wennen. Outcome heeft ons echter goed bij de hand genomen om ook dit zo soepel mogelijk te laten verlopen. Gedurende de training en begeleiding kregen onze medewerkers uitleg waarom bepaalde veranderingen belangrijk waren en waarvoor bepaalde applicaties bedoeld zijn. Dit is goed bevallen.”

"Een beter gestructureerde en veilige IT-omgeving met uniformiteit en standaardisatie als resultaat"

Toekomst

Fenna: “de samenwerking met Outcome gaat nu een volgende fase in. Zoals gezegd hebben we voor Outcome gekozen omdat zij in staat zijn mee te denken in de ontwikkeling van ons hele bedrijf. In de nabije toekomst zullen we keuzes moeten maken omtrent onder andere een ERP systeem. Het is prettig om dan een partner naast je te hebben die het landschap van verschillende operationele-, financiële en e-commerce systemen kent en hier deskundig en onafhankelijk advies over kan geven.”

Jeffrey: “Anna + Nina en Outcome passen erg goed bij elkaar doordat Outcome enerzijds helpt bij directe praktische IT problemen en anderzijds helpt om structuur en overzicht te krijgen in de wirwar van IT oplossingen. Wij zijn bekend met applicaties en systemen die door Anna + Nina worden gebruikt of die zij (overwegen te) gaan gebruiken. Door onze kennis én onafhankelijkheid kunnen we bestaande en nieuwe opties met elkaar vergelijken of gesprekken met derde partijen initiëren om de juiste ondersteuning te vinden. In de volgende fase van de samenwerking zullen wij dan ook nóg meer als strategische IT-partner gaan fungeren. Daar kijken we naar uit."