Toolnation

Korte lijnen en proactief handelen

Het Limburgse bedrijf Toolnation (onderdeel van handelsonderneming Dirks BV) is een online speler op het gebied van professioneel gereedschap. Hierbij wordt er geleverd aan zowel particulieren als bedrijven. Waar het ooit begon met alleen een fysieke vestiging, is dit inmiddels uitgegroeid tot een e-commerce platform van formaat. Vanuit een gloednieuw pand in Maastricht zijn de ambities om te groeien groot en van internationale aard. Innovatie en automatisering spelen hierin een belangrijke rol. De samenwerking met Outcome levert hier een significante bijdrage aan.

Oorsprong van de samenwerking

Sam Kriens, IT-Manager Toolnation: “Wij zijn een e-commerce bedrijf, snel handelen is voor ons essentieel. Als onze server plat gaat staat (een deel van) ons bedrijf stil. Bij een IT-partner zijn wij dan ook op zoek naar korte lijnen en snel handelen. Bij problemen is het onacceptabel als het één tot twee uur duurt voor hier naar gekeken wordt. In Outcome hebben we de partner gevonden die we nodig hebben. Wij kenden enkele van de huidige medewerkers al uit het verleden. Zo zijn we met elkaar in gesprek geraakt en uiteindelijk gaan samenwerken.

Jeffrey Baay, Directeur Outcome: “Op het moment dat we met elkaar in contact kwamen was Toolnation bezig met de bouw van een nieuw bedrijfspand. Logischerwijs moest er dus ook een verhuizing (van IT) plaatsvinden en daarmee gepaard een automatiseringsslag gemaakt worden. Op de nieuwe locatie is Toolnation gebruik gaan maken van drie infrastructurele IT-omgevingen. Namelijk een behoorlijk ‘zwaar’ warehouse management systeem (WMS), een financiële omgeving en een koppelplatform die de webshop, financiële omgeving en het WMS met elkaar verbindt. Deze drie IT-omgevingen in combinatie met het beheren van circa 70 werkplekken, vroegen om een solide, flexibele en beheersbare IT-infrastructuur. Dit gegeven vormde het uitgangspunt / startpunt van de samenwerking.

Opbouw van een nieuw IT-netwerk

Jeffrey: “Na de start van de samenwerking hebben wij Toolnation overgenomen in beheer en een heel nieuw netwerk opgebouwd. Dat netwerk bestaat grofweg uit drie onderdelen.
Het eerste deel betreft in feite standaard kantoorautomatisering. Hierbij ging het om het inrichten van de werkplekken en het regelen van hardware zoals laptops, schermen en docking stations.
Het tweede deel van het netwerk betreft een mini cluster van servers. Dit cluster hebben we ingericht op locatie waarmee voorzien wordt in alle transactionele zaken.
Tot slot hebben we in ons eigen datacenter een groot cluster van servers gehost. Hier draait onder andere het WMS. Op deze manier vinden alle werkplek en printer aanmeldingen lokaal plaats via het eigen serverpark. Mail en datatransacties vinden plaats in het datacenter van Outcome.

Met de opbouw van het nieuwe netwerk voorzien wij in de grote behoefte van Toolnation: continue beschikbaarheid. Dit is essentieel gezien het een e-commerce bedrijf met een grote groeiambitie betreft. Een goed werkend netwerk en veiligheid zijn belangrijke schakels om te zorgen voor continuïteit en beheersbaarheid.”

Sam: “Onze verhuizing is voor Outcome uiteindelijk ook één van de manieren geweest om zich direct te profileren binnen Toolnation. Het regelen van alle hardware en servers ging allemaal erg soepel en snel. Live gaan op een nieuwe locatie moet niet maar duren en duren maar gewoon geregeld worden volgens het afgesproken plan. Hier heeft Outcome een hele positieve bijdrage aan geleverd. Aan alles zie je dat het een heel goed gefocuste en gespecialiseerde organisatie betreft. Sinds we met Outcome werken is het slechts één keer zo geweest dat er een server plat is gegaan. Dit gebeurde op een zaterdag. Op zondagochtend had ik al een mail met informatie en de mededeling dat de server al herstart was. Dit is een voorbeeld van de korte lijnen en proactieve monitoring door Outcome waar wij veel waarde aan hechten.

Daarnaast regelt Outcome alles voor ons qua software licenties en bieden zij continue support. Daarbij spelen de eerder genoemde korte lijnen weer een positieve rol. Zo weet ik precies wie ik aan de telefoon krijg. Dit betekent drie woorden zeggen en bij Outcome weten ze wat er moet gebeuren. Zij kennen onze hele omgeving, met specialisten per deelgebied. Dat is de grote kracht.” 

"Aan alles zie je dat het een heel goed gefocuste en gespecialiseerde organisatie betreft"

‘Local hero’

Sam: “Ondanks dat de afstand tussen Toolnation en Outcome geografisch gezien best aanwezig is, voelt dit niet zo. Bij uitdagingen zijn specialisten van Outcome geregeld op locatie geweest. Daarnaast hebben we maandelijkse meetings om lopende zaken door te nemen en elkaar op de hoogte te houden van ontwikkelingen. Dit werkt prettig, zeker aangezien we ook nog eens goed met elkaar door één deur kunnen. De wijze waarop we samenwerken voelt dan ook bijna als collega’s.

Sowieso is de bereidheid om constructief samen te werken iets wat Outcome kenmerkt. Ook met andere partners van Toolnation verloopt dit voorspoedig. Outcome schakelt makkelijk direct met onze andere partners. Het is lekker dat ik daar niet tussen hoef te zitten. Meerdere van deze partners hebben ook aangegeven de samenwerking met Outcome prettig te vinden. Soms komen zij namelijk bij bedrijven die werken met partners zonder deze bereidheid, dit kan het werk enorm vertragen. De constructieve houding van Outcome straalt ook positief op ons af en sterkt ons in de overtuiging dat we met Outcome de juiste IT-partner hebben.”

Jeffrey: “Het is inderdaad kenmerkend voor Outcome dat wij altijd bereikbaar zijn, er staan als het nodig is en snel kunnen schakelen. Het maakt dan niet uit dat onze partner zich, in het geval van Toolnation, in Maastricht bevindt. We zijn geregeld op locatie aanwezig en door het beheer op afstand altijd dichtbij.

Als we langs gaan, bijvoorbeeld voor onze maandelijkse meetings, vragen we altijd wat er speelt. Als strategisch IT-partner denken we graag mee. Ook bij andere IT-vraagstukken. Door onze kennis van de markt en ervaring adviseren we en denken we mee met Toolnation.

Tot slot is de samenwerking met Sam uitstekend. Het is een mooi voorbeeld van de verschuiving die wij zien in het IT-landschap, waarbij ‘intern’ zich focust op applicatiebeheer en systemen. Een externe IT-partner, zoals Outcome, focust zich juist op werkplekbeheer, updates, beveiliging en een stabiel netwerk.